Der Finanzplan: Kosten, Eigenmittel, Vorfinanzierung

Finanzen · Stand: 9. November 2026 · 2 Min. Lesezeit

Der Finanzplan besteht aus zwei Hälften. Im Ausgabenplan steht, was das Projekt kostet. Im Finanzierungsplan steht, wer das bezahlt. Beide Summen müssen gleich sein.

Ausgaben vollständig erfassen

• Personal: Arbeitgeberbrutto, also Gehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, mit Stellenanteil und Monaten. Tarifsteigerungen über die Laufzeit einplanen.
• Honorare: mit Stundensatz und Stundenzahl. Viele Fördergeber haben Obergrenzen.
• Sachkosten: Material, Miete, Fahrtkosten, Öffentlichkeitsarbeit. Jede Position einzeln, keine Sammelposten wie „Sonstiges 3.000 Euro“.
• Investitionen: Geräte und Ausstattung. Teure Gegenstände müssen meist inventarisiert werden und bleiben an den Zweck gebunden.
• Verwaltungspauschale: nur, wenn die Richtlinie sie erlaubt, dann in der dort genannten Höhe.

Eigenmittel und Drittmittel

Fast jedes Programm verlangt einen Eigenanteil. Wie er aussehen darf, regelt die Richtlinie. Zwei Beispiele aus Nordrhein-Westfalen:

• Beim Förderaufruf 2027 für Organisationen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte müssen mindestens 5 Prozent echte Eigenmittel fließen. Ehrenamtliche Arbeit darf bis zu 15 Prozent angerechnet werden.¹
• Beim Heimat-Zeugnis verlangt das Land mindestens 10 Prozent Eigenanteil. Weitere 40 Prozent der zuzurechnenden Ausgaben sollen durch Dritte, Spenden oder bürgerschaftliches Engagement aufgebracht werden.²

Wenn Ehrenamt angerechnet wird, dokumentieren Sie Stunden und Stundensatz in einer Liste mit Datum, Name und Tätigkeit. Ohne diese Liste wird der Betrag beim Verwendungsnachweis gestrichen.

Vorfinanzierung

Öffentliche Zuwendungen kommen selten im Voraus. Nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Projektförderung darf Geld nur abgerufen werden, soweit es innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen gebraucht wird.³ Viele Programme zahlen erst gegen Nachweis. Ein Verein mit 60.000 Euro Projektvolumen braucht deshalb oft 10.000 bis 20.000 Euro Liquidität, um Gehälter und Rechnungen zu überbrücken. Ein Liquiditätsplan nach Monaten gehört in jede Planung, auch wenn der Fördergeber ihn nicht verlangt.

Nicht vor dem Bescheid anfangen

Ausgaben, die vor der Bewilligung entstehen, sind in der Regel nicht förderfähig. Schon ein unterschriebener Vertrag kann als Beginn gelten. Wer früher starten muss, beantragt einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn. Im nordrhein-westfälischen Förderaufruf 2027 ist das zum Beispiel auf begründeten Antrag frühestens zum 1. Januar 2027 möglich.¹